仕事でミスをなくしたい。。。
簡単なミスを連発してしまい上司に迷惑をかけた。ミスが多い自分を変えたい。。。
と悩まれている方に向けて、「少しでも力になることができたら」という思いで本記事を書きました。
本記事のテーマは「仕事でミスを最大限減らす方法」です。
僕自身、おっちょこちょいでつまらないミスを仕事で連発しがちでした。しかし最近は、今回紹介することを実践した結果、ミスが減ってきています。
「仕事でミスを削減するために意識していること」「やっていること」を書いていきます。
仕事でミスを減らす方法
以下は僕が仕事でミスを削減するために実践していることです。
少しでも「不安」だと感じたことは再度確認する
・○○の資料にどんな内容を記載したっけ、、、、、
・××のドキュメントになんて書いてあったっけな、、、
・△△さんへメールちゃんと送れているかな、、、、
などなど、少しでも気になったことや不安に感じたことは些細なことでも確認する癖をつけています。
これをするようになった結果、ミスが減りました。
気になった箇所を再度確認することで、それがアウトプットの見直しになっているからです。
見直しをすれば、その分自分のミスに気付くことができる確率が上がります。
少しでも気になった部分があれば、見直しをするようにしています。
検索機能を利用する
Excelファイルなど資料を見直す際、積極的に検索機能を利用しています。
〔Ctrl〕キーを押しながら、〔F〕キーを押します。 ショートカットキーを使うと、検索ウィンドウが立ち上がります。 単語や文章を入力して検索すれば、その単語や文章が挿入されている場所を探し出すことができます。
例えば、「A」というドキュメントをコピーして「B」というドキュメントを作成する際、そのまま利用すると前回のドキュメント特有の固有名詞が残ってしまっていることがあります。
そういう時に検索機能が役に立ちます。
ドキュメントをコピーして量産する際、必ず〔Ctrl〕キーを押しながら、〔F〕キーを押して検索機能を利用することで、「ドキュメントの修正漏れ」を軽減できます。
NTTに提出した履歴書をNRIへ出す履歴書として使いまわすとき、検索機能を利用すれば「NTTの文字が残っていないか」「すべてNRIに書き換えることができているか」をもれなく確認できます。（良い悪いは別として、、、(笑)）
フィルター機能を利用する
Excelファイルの中身を見直す際、フィルター機能が活用できます。
本来「データを抽出する」ことがフィルター機能の基本的な利用方法ですが、写真のように、列の情報を一目で確認できるので見直しにも活用ができます。
フィルター機能を利用して、違和感がある文字が発見されればその箇所を修正します。
Excelで作成したドキュメント限定にはなりますが、有効な見直し方法です。
思い込みで仕事をしない。「裏をとる」ことを意識する。
・○○した”はず”！！！
・ちゃんとやったと”思います”！！！
など、思い込みで仕事はしないようにしています。
ちゃんとドキュメントやデータなどで「裏をとる」ことを意識すれば、ミスも減り、報連相の質も上がるため上司からの信頼も高まります。
・この設計書にちゃんとこう書いてある！
・過去のメールのやり取りから、この話はAという結論になっている！
・DBのテーブルの中身を確認した結果、Bというデータは存在しない！
僕の職場でも「はずです！」「思います！」という報告ばかりしている人は、上司からの信頼を獲得できていない印象です。ちゃんと根拠がある報連相ができる人は、評価されていることが多いですね、、、
まとめ
今回は「仕事でミスを最大限減らす方法【おっちょこちょいが意識していること】」というテーマで記事を書きました。
・少しでも「不安」だと感じたことは再度確認する
・検索機能を利用する
・フィルター機能を利用する
・思い込みで仕事をしない。「裏をとる」ことを意識する。
この4つを実践することで、おっちょこちょいの自分もミスを減らすことができました。
そしてそれが、ありがたいことに上司からの信頼獲得にもつながりました。
少しでも「仕事でミスを減らしたい！」と考えている方の参考になれば嬉しいです。
今回は以上です。
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